Eerste hulp bij participatie

Wilt u iets bouwen, verbouwen of ondernemen in uw buurt? Of wilt u een gebouw of stuk grond anders gaan gebruiken? Dan kan dat gevolgen hebben voor uw buren of andere belanghebbenden. De gemeente Aalten vindt het belangrijk dat u alle belanghebbenden laat weten wat uw plannen zijn en hoort wat ze ervan vinden. Dit noemen we participatie. Hieronder vindt een voorbeeld van een participatieverslag.

Het is belangrijk dat u belanghebbenden tijdig bij uw plan of initiatief betrekt. Het liefst voordat u een vergunning aanvraagt of aan de slag gaat. Zo kunt u rekening houden met mogelijke wensen of bezwaren en houdt u een goede relatie met belanghebbenden, zoals de mensen die in uw straat of buurt wonen of werken. Het kan er ook voor zorgen dat uw vergunningaanvraag sneller gaat omdat er minder bezwaren tegen uw plan zijn.

Participatie is maatwerk

Participatie is altijd maatwerk, want elke situatie is anders. Soms is het voldoende om even bij uw buren aan te bellen en te vertellen wat u van plan bent. Maar soms is er meer nodig. Bijvoorbeeld een bijeenkomst waarbij u de hele buurt uitnodigt of zelfs nog meer belanghebbenden. Meestal geldt: hoe groter de impact van uw (ver)bouwplan of initiatief op de omgeving is, hoe intensiever het participatieproces zal moeten zijn.

Het kiezen van de juiste aanpak hangt af van uw plan of initiatief. Met behulp van het stappenplan hieronder kunt u zelf bepalen wat er in uw situatie nodig is. Over wie u er het beste bij kunt betrekken en hoe u dat het beste kunt doen.

Participatie: hoe pakt u dat aan?

U wilt aan participatie doen, maar hoe pakt u dat aan? Hieronder staan drie stappen. Door deze stappen te volgen, weet u met wie u uw plan moet delen, op welke manier u dat het beste kunt doen, en wat u met reacties op uw plan moet doen.

Stappenplan participatie

  • Stap 1: Bepaal de impact van uw plan op de omgeving.
  • Stap 2: Kies een geschikte aanpak van participatie en voer deze uit.
  • Stap 3: Laat weten wat de resultaten zijn.

Hierna leggen we de stappen verder uit.

Stap 1: Bepaal de impact van uw plan op de omgeving

Hoe groot zijn de gevolgen van uw plan voor de mensen in uw omgeving? Merken alleen uw directe buren er iets van? Merkt de hele straat er iets van? Of hebben uw plannen impact op de hele buurt of zelfs nog daarbuiten?

Om te bepalen hoeveel participatie er nodig is maken we onderscheid in drie typen plannen

  • Plannen met kleine gevolgen voor de omgeving.
  • Plannen met middelgrote gevolgen voor de omgeving.
  • Plannen met grote gevolgen voor de omgeving.

Voorbeelden van plannen met kleine gevolgen zijn

  • Het plaatsen van een dakkapel of schuurtje.
  • Het bouwen van een kleine uitbouw aan een woning.
  • Een verandering van kozijnen of gevels.
  • Het starten van een klein bedrijf aan huis, bijvoorbeeld op zakelijk of therapeutisch gebied of een bed & breakfast. 

Voorbeelden van plannen met middelgrote gevolgen zijn

  • De sloop of nieuwbouw van één of meerdere woningen.
  • Het starten van een bedrijf waar veel mensen met de auto komen.
  • Een verandering van het gebruik van een gebouw (er komt bijvoorbeeld een sportschool, horeca of een kinderdagverblijf in of er komt een terras bij).
  • Het bouwen van een antennemast.

Voorbeelden van plannen met grote gevolgen zijn

  • Een grote verandering van een straat, buurt of wijk.
  • De sloop of bouw van veel huizen en/of gebouwen.
  • De aanleg van een zonnepark.
  • De organisatie van een groot evenement. 

Let op: Dit zijn slechts enkele voorbeelden. Bij elk plan of initiatief moet bekeken worden wat de gevolgen zijn voor de omgeving.

Stap 2: Kies een geschikte aanpak van participatie

Welke participatie-aanpak past bij uw plan of initiatief? Uw aanpak moet in verhouding staan tot het effect dat uw plan op de omgeving heeft. Anders gezegd: hoe groter de gevolgen, hoe meer belanghebbenden en dus hoe meer mensen u bij uw plan betrekt. Voor elk type plan raden we een andere aanpak aan:

Participatie bij plannen met kleine gevolgen

Een plan met kleine gevolgen deelt u vaak maar met een paar mensen in de directe omgeving. U kunt uw buren, overburen en achterburen gewoon vertellen wat u van plan bent. Een korte brief sturen kan ook. Bij kleine plannen is het meestal voldoende als u de mensen informeert, vragen beantwoordt en zoveel mogelijk zorgen wegneemt over bijvoorbeeld privacy, groen en overlast.

Participatie bij plannen met middelgrote gevolgen

Een plan met middelgrote gevolgen deelt u met meer mensen in de omgeving. Het sturen of overhandigen van een brief is meestal genoeg. Vraag de belanghebbenden om een reactie of advies als u het plan nog kunt aanpassen, zodat het beter aansluit bij de wensen die er leven en de aandachtspunten die er zijn. Laat de mensen ook weten wat u met de reacties heeft gedaan. Bij middelgrote en grote plannen is het goed om ook belangenverenigingen, zoals een dorpsbelangenvereniging, erbij te betrekken.

Participatie bij plannen met grote gevolgen

Bij grote plannen neemt u tijdig contact op met de gemeente. Ook is het goed om een dorpsbelangenvereniging erbij te betrekken. Bij grote plannen is het vaak verstandig om een informatiebijeenkomst te organiseren. Op deze bijeenkomst kunnen mensen op uw plan reageren of een advies geven over uw plan. Kijk goed of u uw plan beter kunt maken met de inbreng van de betrokkenen.

Stap 3: Laat weten wat de resultaten zijn

Wat doet u met de resultaten van de participatie? Het is belangrijk dat u alle belanghebbenden laat weten wat de resultaten zijn en wat u met de reacties en adviezen heeft gedaan. Het is handig om daarvan een verslag te maken. In dit verslag zet u:

  • Wie u heeft betrokken.
  • Hoe en wanneer u hen heeft betrokken.
  • Wat u heeft gedaan met de reacties en adviezen.

Let op: U bent niet verplicht om aan participatie te doen bij zogenoemde ‘buitenplanse omgevingsplanactiviteiten’. Dat zijn activiteiten die niet voldoen aan lokale regels en die niet vergunningvrij zijn. Maar als u een vergunning aanvraagt, bent u wel verplicht om aan te geven wat u aan participatie heeft gedaan en wat dat heeft opgeleverd. Dus ook als u niets heeft gedaan aan participatie. De gemeente Aalten vindt het wenselijk dat u de omgeving vroegtijdig bij uw plan of initiatief betrekt, maar als u dat niet doet is dat geen reden om een vergunning te weigeren.

Aan de slag!

Eenmaal in het bezit van uw vergunning wilt u natuurlijk met uw plan of initiatief aan de slag. Zorg dat u ook in deze fase blijft communiceren met alle belanghebbenden. Informeer hen over de (bouw)werkzaamheden en bij wie zij zich kunnen melden mocht er overlast ontstaan.

Let op: Ook als u geen vergunning nodig heeft voor uw initiatief is het altijd goed om belanghebbenden in te lichten. Iedereen is tenslotte gebaat bij een goed contact met belanghebbenden. Denk bijvoorbeeld aan het plaatsen van een warmtepomp. Door uw buren te informeren kunt u samen een geschikte plek vinden voor de plaatsing van de buitenunit zodat geluidsoverlast kan worden voorkomen.

Tips en tricks

Zorg voor een goede voorbereiding

  • Overleg met de betrokkenen op de locatie waar het initiatief straks komt.
  • Werk met beelden: het is makkelijker meedoen als je weet hoe het plan eruitziet.
  • Laat het participatieproces begeleiden door een ervaren procesbegeleider als u te maken heeft met veel participanten en veel belangen.
  • Laat bijeenkomsten begeleiden door een ervaren gespreksleider als u dat zelf lastig vindt.

Maak de kaders duidelijk

  • Maak duidelijk wat het doel is van uw initiatief.
  • Geef aan wat de kaders zijn: wat ligt er al vast en waarover kunnen de participanten wel meepraten?

Blijf communiceren

  • Blijf communiceren tijdens het proces. Doe dat open, eerlijk en transparant. Dus niet alleen voorafgaand aan de vergunningaanvraag, maar ook tijdens de uitvoering van uw initiatief.
  • Maak van alle gesprekken en bijeenkomsten een kort en concreet verslag. Wanneer en waar vond het plaats? Wie waren erbij? Wat is er gezegd? Wat waren de eventuele zorgen, bezwaren en oplossingen? Laat ook zien wat u met de inbreng van de participanten heeft gedaan.

Hulp nodig?

Heeft u vragen of heeft u hulp nodig bij participatie? 

Bel dan naar 0543 49 33 33 of mail naar gemeente@aalten.nl. 

Wij denken graag met u mee!

Participatieverslag

Bij uw aanvraag voor een omgevingsvergunning vraagt de gemeente of u aan participatie heeft gedaan. Dit legt u vast in een participatieverslag. In het participatieverslag beschrijft u hoe en wanneer u participatie heeft georganiseerd. U geeft daarin aan wie u heeft uitgenodigd, wie uiteindelijk aanwezig waren, wat hun reacties waren en wat u daarmee heeft gedaan. Dit verslag voegt u bij de aanvraag van een omgevingsvergunning.
 

Document download informatie:

  • Een pdf-bestand kunt u openen in verschillende PDF-lezers, zoals Adobe Reader.